Como fazer controle de estoque no Excel do zero, passo a passo

Dá para controlar estoque no Excel de verdade — não gambiarra, controle que fecha. O que separa quem consegue de quem desiste não é saber fórmula difícil: é a estrutura das abas. Erra isso no começo e nenhuma fórmula salva depois.

Este guia monta a estrutura inteira do zero. No fim você tem um controle funcionando, e ele é seu: sem licença, sem mensalidade e sem depender de mim.

A regra que sustenta tudo

Você nunca digita o saldo. O saldo é calculado.

Essa é a única regra inegociável. Noventa por cento das planilhas de estoque que eu já vi quebrar quebraram porque alguém, em algum momento, corrigiu o saldo na mão. A partir daí o número não tem mais origem — ninguém sabe de onde veio, e ninguém mais confia nele.

Você registra movimentos. O saldo é consequência.

Três abas, e só três

Aba	O que mora nela	Quem mexe
Cadastro	A lista de itens. Uma linha por item, para sempre.	Raramente
Movimentações	Uma linha por entrada, saída ou ajuste. Só cresce.	Todo dia
Posição	O saldo calculado de cada item. Ninguém digita nada aqui.	Ninguém

Se você sentir vontade de criar uma aba por mês, resista. Aba por mês é a decisão que impede qualquer análise futura, porque obriga a juntar tudo na unha depois.

Passo 1 — a aba Cadastro

Colunas, nessa ordem:

Código — o identificador do item. Tamanho fixo, sem significado embutido.
Descrição — nome do item, escrito de um jeito só.
Unidade — UN, CX, KG, M. Fracionamento vira item separado.
Endereço — onde ele fica.
Mínimo — abaixo disso, repõe.
Classe — A, B ou C.
EAN — o código da embalagem, quando existir.

Selecione tudo e aperte Ctrl+T para transformar em Tabela. Dê o nome Cadastro. Isso não é enfeite: tabela faz o intervalo crescer sozinho quando você adiciona linha, e é o que impede a fórmula de parar de enxergar os itens novos.

Passo 2 — a aba Movimentações

Essa é a aba que trabalha. Colunas:

Data
Código
Tipo — Entrada, Saída ou Ajuste
Quantidade
Documento — nota, requisição, ordem
Responsável
Motivo — obrigatório quando o tipo é Ajuste

Ctrl+T de novo, nome Mov. E agora duas travas que evitam a maior parte dos erros:

Selecione a coluna Código e vá em Dados → Validação de Dados → Lista, apontando para a coluna Código do Cadastro. Agora ninguém digita código que não existe.
Faça o mesmo na coluna Tipo, com a lista fixa: Entrada, Saída, Ajuste. Sem isso, em duas semanas você vai ter “saida”, “Saída”, “SAIDA” e “baixa” — e a fórmula vai somar errado sem avisar.

Passo 3 — a aba Posição, onde o saldo aparece

Comece puxando a lista de códigos do Cadastro. Na coluna da descrição:

=PROCX([@Código]; Cadastro[Código]; Cadastro[Descrição]; "não cadastrado")

Se o seu Excel for mais antigo e não tiver PROCX, o PROCV resolve igual:

=PROCV([@Código]; Cadastro; 2; FALSO)

E agora a fórmula central, a que calcula o saldo:

=SOMASES(Mov[Quantidade]; Mov[Código]; [@Código]; Mov[Tipo]; "Entrada")
 - SOMASES(Mov[Quantidade]; Mov[Código]; [@Código]; Mov[Tipo]; "Saída")
 + SOMASES(Mov[Quantidade]; Mov[Código]; [@Código]; Mov[Tipo]; "Ajuste")

Lendo em português: soma tudo que entrou daquele código, tira tudo que saiu, aplica os ajustes. O ajuste entra com sinal — negativo quando a contagem achou menos do que o sistema dizia.

Um detalhe que trava muita gente: se o seu Excel reclamar da fórmula, troque os ponto e vírgula por vírgula. O separador muda conforme a configuração regional do computador, e é a causa mais comum de “a fórmula do tutorial não funciona aqui”.

Passo 4 — o aviso de reposição

Uma coluna a mais na Posição, comparando saldo com o mínimo do cadastro:

=SE([@Saldo] <= PROCX([@Código]; Cadastro[Código]; Cadastro[Mínimo]); "REPOR"; "ok")

Depois selecione a coluna e use Formatação Condicional para pintar de vermelho quando o texto for REPOR. É a diferença entre ter a informação e enxergar a informação.

Passo 5 — a contagem

Para inventariar, gere a lista de contagem ordenada por endereço, não por nome do produto. A pessoa percorre o galpão uma vez, na ordem física.

O que ela achar diferente entra na aba Movimentações como Ajuste, com o motivo preenchido. Nunca editando o saldo — que, aliás, nem dá, porque o saldo é fórmula.

O que quebra uma planilha de estoque

Célula mesclada. Quebra ordenação, quebra filtro, quebra tabela dinâmica. Não use, em nenhuma hipótese.
Uma aba por mês. Inviabiliza qualquer comparação e multiplica o trabalho por doze.
A coluna "obs" virando depósito. Se a informação importa, ela merece coluna.
Digitar o saldo. Já falei duas vezes e vou falar uma terceira, porque é o que mata.
Duas pessoas editando o mesmo arquivo. Aqui o Excel local realmente não resolve — e é o sinal de que você passou do ponto.

Até onde isso vai

Essa estrutura aguenta muito mais do que as pessoas imaginam: milhares de linhas de movimento, centenas de itens, curva ABC, contagem rotativa. O limite dela não é tamanho de arquivo — é quantidade de gente. No dia em que duas pessoas precisarem lançar ao mesmo tempo, o Excel local acabou, e aí a conversa muda.

Se as fórmulas acima te travaram

Não tem vergonha nenhuma nisso: PROCX, SOMASES com dois critérios e referência estruturada de tabela são exatamente o degrau onde quem aprendeu Excel na marra costuma parar.

Para fechar esse buraco

Curso de Excel — do básico ao avançado
99% de satisfação em 764 avaliações. Eu não fiz o curso, e a ficha explica no que a indicação se apoia.

Se você quiser a estrutura pronta

Montar isso do zero leva algumas horas e alguns tropeços. Se o seu problema for tempo e não aprendizado, eu vendo a estrutura montada — e é bom você saber que esse produto é meu antes de clicar.

Produto meu, não é indicação de afiliado

Kit Operação — planilhas de controle de estoque e produção
Eu montei, eu vendo e fico com o valor inteiro. É exatamente a estrutura deste artigo, já com cadastro, movimentações, posição, ABC e contagem por endereço.

E deixando claro: o passo a passo acima está completo. Dá para montar tudo sozinho sem me pagar nada, e é por isso que eu escrevi ele inteiro em vez de parar no meio.